适用场景:项目前期管理、设计阶段管控、施工过程协调
演讲要点:设计任务书编制问题、设计合同管理缺陷、现场问题处理不足
行文逻辑:制定任务书→规范合同条款→审核施工图纸→协调各方关系→优化管理流程
一、代建制管理工作的范围:
从项目立项到工程竣工验收移交全过程,包括了:可行性研究、环境影响评估、项目建议书、征地拆迁到设计、监理、施工单位的招标确定、工程的施工过程、竣工验收移交过程、保修责任期配合工作等等。
二、代建制的管理思路:
以代业主的身份负责项目的开发报建、报批、项目实施期的日常处理工作,而其中较为关键的是:
1、对监理单位的管理工作;
2、对涉及单位的管理工作;
3、对施工单位的管理工作;
4、对甲供材料单位的管理工作。
5、对上级领导部门(业主、使用单位、政府各相关部门)的协调配合工作。
三、总的来说:
由于代建制推行的时间并不长,相关的政策法规并不完善,例如:取费偏低、报建工作的合法身份尚未明确等,加上代建单位必须面对的多头管理(业主、使用单位、政府各相关部门)常常各方指导意见不统一,导致目前代建工作普遍陷入“进退维谷”的`局面,市场的健康良性发展仍有待政策的出台及时间的磨砺。
正文
本文将从四个不同角度结合本人从事代建工作的管理经验进行分析:
一、项目前期(指尚未正式开始施工前的准备工作阶段)
这期间代建方主要关注重点是项目前期准备工作的完成情况,包括代建合同的签订、项目报建工作的推进、项目可行性研究报告、这期间有个比较关键的节点就是修建性详细规划,项目前期的修详规(此部分待整理)
二、设计阶段
设计阶段包括方案设计、初步设计、扩初设计、施工图设计。
谈到设计就不得不谈谈对设计院的管理工作了,而谈到管理设计院就不得不说设计招标,而作为甲方在设计招标前就必须完成一项工作那就是设计任务书,可以参考一些国内国际类似的项目案例很有借鉴价值,再结合项目的实际、业主、使用单位的需求、总投资等等编制设计任务书。设计任务书必须包括工程的规模、项目的投资额(其实还应该有一个设计限额,防止设计出的图纸超投资,而根据我所了解的几个项目毫无例外的都死在这个环节,一来是由于没有预留空间的将设计限额提供给设计院,而设计院的图纸一般都难免缺漏项,也有可能是甲方的项目建议书或者设计任务书的时候就已经漏项,最终导致超投资。二来一般的设计院对投资控制没什么概念,所以设计出来的图纸一般都会超投资,而此时再来调整设计或者斩项就会显得异常困难,业主方肯定想要功能多样化,而投资额却限死了,重新大幅度调整设计也不太现实,工期来不及了)。所以,设计任务书应尽量的完备,也应大力要求设计院必须限额设计。扯远了,继续谈设计招标,对设计院的管理工作贯穿整个项目实过程,从最初的初步设计、修建性详细规划开始就要与设计院打交道。所以作为代建方在设计招标时就应进行控制,要在资格预审时将技术能力低、资质差的单位排除。
承接上面的话题,对所有单位的管理其依据都无非是合同,在此着重讲讲设计合同。作为甲方(无论是代建制或是项目管理制抑或是地产开发公司)都应在合同签订的时候尽可能的将以下几点限制设计院的条款纳入合同。
1、在合同约定的时候设计院的进度款不能支付的太快,一来是因为设计师的提成是根据设计院收到的进度款的百分比支付的,如果甲方太早就支付了设计费的大部分,那么到了后期,特别是装修期间,之间各专业之间的图纸矛盾都将在此反映出来,而此时的工作无论对施工单位或是对甲方都是至关重要的,而唯独从设计院的角度出发这不过就是各专业的"配合问题,一般都会扔几个新人在那处理,而将主设计师抽走。二来,如果过早的支付过多设计费,则到后期甲方已难以强有力的控制设计院,而如果还有大量的设计费在甲方手中,则甲方可以一贯保持对设计院的强势地位。要相信在这个世界上合同只是一纸空文,只要有足够的利益,那么合同将与白纸无异,只有把握了钱才能更好的控制各个单位。
2、合同中应约定设计变更的限额,超出部分应对设计费按一定的比例进行扣除。以此来要求设计院在设计工作时必须谨慎、细致。这样有两个好处,一是减少了一些不需要的变更,加快了项目进度;二来也对投资控制有很大帮助。毕竟变更少了,工期、投资都会相应的减少,也减少了施工单位的索赔机率。
3、所有图纸的审核或汇集的终点应该为建筑设计师,只有建筑设计才会有意识的对机电装修的合理性进行比较全面的审核。只因目前我所接触到的设计院,各专业配合出图上都存在很大的问题,土建的不管你机电是否能安装,机电的也完全不管你装修是否能收口,而装修的呢很多时候修改完装修图纸则完全不理你机电、土建是否能施工。所以所有的施工图必须由建筑设计师进行审核。而甲方在签合同的时候就应写明如果出现上述问题则将对设计院予以经济制裁,只有这样,从项目开始就贯彻这样的思想才能减少由于设计失误而带来的损失,无论是工期抑或是经济上的。
4、当项目进展到一定程度时必须要有各专业设计师长期驻场解决现场问题,特别是裝修阶段。
5、甲方应尽量避免施工方直接接触设计院,并尽量避免由施工单位来做深化设计(导致造价增加,且施工方有拖延工期的借口)。
6、除重大的影响结构或建筑外观的重大决策上甲方应审慎听从设计师的意见外,对于一些次要空间、不影响结构安全、不影响建筑整体外观的事宜上,甲方应根据现场实际情况尽快拍板。而代建制却在这方面存在较大缺陷,代建方作为甲方管理者,特别是在政府项目上,为了避责就会尽量的按设计理念进行,而很多的设计理念都是即浪费时间又浪费金钱的,而且最终效果也令人不敢苟同。
7、作为管理方领导不应与下面的各单位长期接触,包括设计、监理、施工等等。一方面会让下面的管理单位无所适从,最终降低甲方领导的威信,也令甲方管理人员以后难以在管理各所属单位。(人对长期接触的人会有熟悉感,一旦这种长期的熟悉感建立,则很难再有威信感,所以作为甲方管理人员要把自己挂起来,石悬于崖方有势)。
适用场景:项目前期管理、客户服务管理、环境维护管理
演讲要点:前期介入筹备工作、员工培训提升专业水平、制度建设与成本控制措施
行文逻辑:完成前期筹备→开展员工培训→协助体验馆开放→完善管理制度→落实日常管理
物业部在公司领导的带领下,在全体员工紧密的配合下,各项管理工作持续改进,服务品质稳步提升。现对20xx年上半年的工作全面总结如下:
一、前期介入
根据公司安排示范区于20xx年x月x日正式入场,为保证示范区顺利接管,在公司各级领导的支持和公司各部门的配合下完成了示范区前期的各项筹备工作:
1、员工宿舍的租赁与食堂的开办工作。
2、根据公司要求达到了秩序、保洁、客服人员100%的上岗率。
3、完成了示范区前期的开荒保洁工作。
4、积极的与置业工程部沟通完成了示范区土建、内装修及各类设备实施的验收工作。
5、与置业策划设计部完成了示范区配饰、绿植的移交工作。
6、与营销部时刻保持沟通完成了示范区员工工装的选定及服务模式的确定。
二、组织员工培训
由于是新接项目,大部分人员业务水平不够熟练、专业素质不足,针对这一现状,20xx年1月、2月示范区结合销售中心、样板房管理的需要,围绕配合销售服务客户展示物业形象这一工作重心,全面展开员工礼仪礼节及专业技能培训,培训内容涉及有《物业管理概论》、《物业管理与服务》、《物业服务礼仪》、《岗位操作规范》等,培训人员涉及客服、秩维、保洁14人。
三、协助体验馆开放
为了配合地产销售推广、开盘体验工作,以销售中心、样板房的使用、客户接待及环境保洁等物业服务工作方面为重心开展服务工作,一季度顺利完成各类接待工作20余次接待人员上百人次,欧筑1898的产品推介会、等活动。保洁、秩维制定相关操作标准和管理制度,根据各岗位工作需求情况,重点加强了人员的合理配置,保证销售中心、样板房能够以整洁、温馨、舒适的空间状态迎接前来参观的客户。
客服人员在做好岗位接待服务工作的同时,也全面协助、配合销售部工作的开展,积极热情接待看房、买房的客户,详细介绍物业的管理特色及楼盘配套等情况,有效的建立起了与业主的早期沟通与交流渠道。
根据验收标准完成对销售中心、样板间以及配套设施的验收,并对存在的遗留问题要求整改并跟进结果,对维修后的遗漏工程进行复检。
四、项目开盘
从前期的策划准备阶段,通过不断的沟通,物业给予营销最大的帮助,使项目开盘圆满完成。协助销售现场的安保维护,来往车辆的指挥,停放车辆的秩序及安全;保安之间紧密协作交流,做到遇到异常事件能够运用以往培训过的应急措施。
保洁保证清洁卫生的前提,积极遵守岗位职责,主动问候客户,协助营销向客户指引安全出口。水吧立足于岗位,为顾客提供饮品、咨询服务,体验物业精致、贴心的服务理念。样板间接待顾客人次屡创新高,为顾客答疑解惑。
五、完善各项规章制度,建立内部管理机制
建立完善各项规章制度和内部管理机制,明确管理工作中的责、权、利,使该管的事情有人管、能办好的事情有人办,务实避虚,一切工作都从实际需要出发,以解决问题为目的,扎扎实实的做好各项基本工作。贯彻使用质量管理体系文件,加强各类资料的收集、归档工作,合理分类、存档。
狠抓各项规章制度的落实,对安排的工作具体落实到相关责任人,要求当天能完成必须当天完成,不能完成的要查出原因、制定计划,按规定的期限完成,使各部门的工作效率明显加快,改变了懒、散、慢的不良工作习惯,对提高服务意识、有效开展工作起到至关重要的作用。
六、日常工作目标管理
公共设施的管理:制定完善的维护、保养计划和应急方案,做到日常检查有登记、小型维护有记录。达到养护设施、设备到位,维修及时,正常运行的管理要求。
绿化管理:严格落实绿化管理措施,积极配合监督绿化外包、施工及养护计划,针对绿化外包在施工养护过程中出现的问题,及时发出整改通知与合理化的建议,督促其整改,并在绿化警示标示牌没有到位的情况下,制作简易警示牌,加强绿化防护管理工作,使绿地基本无破坏、践踏及公用现象,绿化完好率为98%。
环境卫生的管理:针对销售中心环境制定周、月度保洁计划,定期进行大扫除,加强卫生检查工作,保证销售中心及周边的卫生清洁。安全防范工作:对秩维队员定期进行岗位培训与消防实操,严格执行工作程序、巡岗查岗,要求秩维队员认真巡查,文明执勤,礼貌训导,遇到坏人坏事大胆管理,一季度示范区无重大安全事故,托管物资完好无缺;
七、开源节流、降低成本
针对前期人员较少的特性,一季度在宿舍租赁上为公司节约3200元;缩减厨师岗位编制节约9000元共计12200元。积极培养员工养成节能降耗的良好习惯,在保证示范区服务品质的前提下做到合理开启售楼处各类灯光设备一季度共计为置业工程部节约电费为34000元。
回顾上半年以来的工作,诸多方面值得分享和肯定,也有诸多方面给我们留下了深刻的教训,为了在下半年更好的扬长避短,树立良好的服务口碑,下半年示范区将致力于加强规范管理、协调沟通、落实执行。以提高管理服务效能,营造和谐生活环境,配合营销工作为中心计划开展工作。