适用场景:财务核对管理、操作风险防范、内控体系建设
演讲要点:完善对账制度建设、分析对账存在问题、优化对账方式方法
行文逻辑:强化对账意识→完善制度体系→拓宽对账渠道→提升系统支持→建立激励机制
20xx年,中国银监会下发了《中国银行业监督管理委员会关于加大防范操作风险工作力度的通知》,《通知》进一步明确了银行与企业客户之间财务核对工作的重要意义,并对银企对账工作提出统一的要求和规范。这项政策实施后,银行与企业之间的财务核对进入一个崭新地发展阶段,银企对账工作正逐步由过去被动的、不规范的、不及时的、低效率的“坐等式”对账向主动的、规范的、及时的、独立的、高效率的集中对账转变。笔者所在行也充分认识到银企对账重大意义,积极推动各项银企对账措施的落实,努力做到前台做服务,后台管对账,前后台得到了真正分离,构建安全高效的银企对账管理新模式,有效地防范金融风险。
一、银企对账重要性的认识
银企对账是银行和客户之间信息沟通的桥梁,是防范银行内部人员侵占客户资金案件的有效手段,是强化内控管理、防范操作风险的“第一道风险屏障”。它可以解决客户和银行信息不对称的问题,防范银行内部人员和企业会计挪用资金的风险,充分发挥银企对账的监督作用,还可以保证会计核算系统的稳定运行,使银行和客户达到双赢的目的。
二、目前的工作成效。
为了做好对账工作,笔者所在分行自20__年以来,开拓创新、解放思想,从人力、财力等多方面投入了大量的资源,尝试了许多新措施、好方法。其先后制订和完善了各项对账规章制度,解决了对账内部控制的“真空地带”,并在各辖区行内建立了独立、集中的对账中心,实行与前台相分离的对账模式,对账单的`发送率、回收率和不符款项处理率较过去有了大幅提高,在对账不付款项核查过程中,还发现了多笔错账,及时消除了风险隐患。实践证明,银行目前的会计风险风范体系中银企对账具有特殊的作用,和其他风险控制工具(业务经理派驻、现场检查、非现场监控、事后监督等)相比,他具有覆盖面最广、最直接、最简便、最快捷、最经济的特点。因此只要对账达到100%,就可以避免由于银企账目不一致所引起或隐藏的一系列问题,起到威慑性作用。
三、当前制约银企对账工作的主要因素
虽然我们在银企对账工作中取得长足进步,并在风险防范中发挥着十分积极的作用。但是,我们也意识到,受主客观因素的限制,对账单的发送率和回收率难以达到100%的目标,尚有部分账户未能及时对上账,而这部分账户中就可能蕴涵着客户资金被侵占的风险。目前银行在开展银企对账工作中存在一些比较突出的问题,包括客户不配合、回收渠道单一等多方面。这些问题不彻底解决,银企对账的作用就难以彻底地发挥,风险就难以得到控制。我们对目前的银企对账工作的制约因素和对策进行系统的分析,深感目前银企对账工作的制约因素主要有八个方面,我们针对这些制约因素进行了不断的改进,目前成效显著,对账单的发送率和回收率显著提升,银企对账信息得到了更加深入的应用。
(一)外部因素
1、部分客户对银企对账工作不理解,配合意识不强。有些客户收到对账单不及时进行对账和反馈,部分客户基于安全考虑,不愿将对账单交2外包公司返还银行,甚至有少数客户由于各种原因,不愿我行发送对账单。
2、客户通讯地址不完整、不准确,这是制约对账单发送和回收的瓶颈。笔者所在银行有11%的客户通讯地址存在问题,导致对账单无法送出。
3、由于邮政公司内部原因,基层投递人员积极性不高,有些可以送达和回收的对账单,投递人员没有送到或收回,导致回收率低的问题比较突出。
(二)内部因素
1、部分基层行对银企对账工作的重要意义认识不到位。银行的管理层均高度重视银企对账工作,把它作为防范内部人员侵占客户资金案件的重要手段来抓。但在执行过程中,部分基层行对银企对账的意义认识不足,实际中存在着指导思想不明确、组织管理不到位、推动措施不得力、对账成效不明显等问题,造成上热下冷的局面,银企对账的风险控制作用没有得到很好地发挥。
2、对账手段相对简单化。对账单的发送和回收方式只要遵循独立、安全、有效的原则,都可以积极应用。但是实际工作中部分行还是过度依赖某一种对账方式,比如通过外包公司发送和回收,对未回收的对账单,就不再想方设法进行处理了,这是目前对账单发送和回收不彻底的一个主要原因。
3、对账范围及部分业务对账周期的设臵影响了对账单的发送和回收率。首先是贴现业务(含同业贴现),在与前手办妥票据转让手续后,贴现票据已经变为银行自有的权利票据,因此不需要再与前手进行对账。在3实际对账工作中,客户认为业务已经结束,对银行仍然发送对账单不理解,也不回应;其次是部分账户交易次数少且平均余额较小(平均余额在1万元以下),这部分账户数量多,风险性小,且不少客户难以联系上,按照风险控制的重要性原则,此类账户应该半年对账一次。
4、对账人员不足和缺少信息系统支持。目前,银行对账中心承担着监督印制对账单、接受对账回单、逐份核对回单印鉴、审查对账结果、核查不符账项、汇总分析对账数据等工作,但受人员的限制,许多行人员配备与对账工作要求很不匹配。同时,由于缺乏信息系统支持,大量简单繁琐的对账工作需要人工处理,使人员紧张与工作量大的矛盾更加突出。在这种状况下,对账人员难以腾出更多的精力推动对账工作向深层次开展。
5、缺乏有效的激励问责制度。激励问责制度对于调动银行银企对账的积极性具有重要的意义。目前,对账工作的好坏与相关人员的绩效评价没有直接的联系,对账工作的开展主要依赖于各行对银企对账工作的认识,而不是依靠一个科学的机制来引导,这是部分行对账工作缺乏主动性,工作进展长期停滞不前的一个重要原因。
四、解决制约银企对账工作的对策
笔者经过认真研究,认为要做好对账工作,必须针对上述的八大因素,解放思想、开拓创新,以提高对账单发送率和回收率为突破口,加强对账宣传,建立激励问责制度,合理配臵人员,强化条线管理,推进多元化对账方式,加快信息化建设,引导基层行积极主动做好对账工作,力争发送率和回收率均实现100%的目标,充分发挥银企对账工作防范案件的作用,4为银行又好又快发展提供良好的内控环境。
(一)提高认识,加强组织管理,推动基层行积极主动地开展对账工作
许多基层银行存在“重经营轻内控、重效益轻管理”的问题,没有把银企对账工作从防范案件的高度来认识,认为银企对账工作是小事,与经营、效益关系不大,甚至有的机构认为,银企对账就是走一种形式,早一点、晚一点、多一点、少一点都无关紧要,影响不大。这种思想的存在严重影响了银企对账工作的开展,因此银行要加强组织管理,牢固树立“合规创造价值”的管理理念,提高银企对账意义的认识,克服畏难思想,实现对账工作由被动型向主动型转化。各基层行应积极主动地开展对账工作,根据对账工作的实际需要配备专职对账人员,严格按照上级行的统一部署,认真抓好对账工作,按步骤实现对账目标。
(二)实行多元化的对账方式,拓宽对账单发送和回收渠道银行应在主要对账方式的基础上,积极创新对账方式,积极发挥对账方式组合的作用。
1、实行外包的银行在总结外包经验的基础上,进一步完善与外包公司的合作,以争取最大的发送和回收率为核心,合理控制外包成本,采取灵活的定价方式,把回收率与外包费用更加紧密地联系起来,鼓励外包公司争取最大的回收率。
2、针对部分客户有对账意愿但不愿将对账单交外包公司收回的情况,银行可以在各营业网点内设臵专用的“对账回单收集箱”,用于客户自行5反馈。对账回单收集箱应放臵在监控设备视角范围内,钥匙由各行对账中心保管,对账中心应指派专人定期前往各营业网点开箱收取对账回单。
3、把上门对账作为解决对账单发送和回收缺口的主要手段。对于外包、回单箱等方式没法发送和回收的账户,银行要通过上门对账的方式来解决,并为上门对账提供必须的人员和交通工具。
4、鼓励各行结合本行实际情况,在坚持独立、安全、有效的对账原则下,积极创新对账方式,全力提高对账单发送和回收率。
(三)加大科技投入,提高对账工作效率
银行要开发“银企对账管理系统”,解决目前手工处理对账回单和整理对账信息的问题,实现回单登记、核印、客户反馈信息登记、不符款项整理以及对账数据统计和分析自动化,提升对账工作效率,把节省下来的人力用于上门对账、不符款项核查等工作上。
(四)建立激励和问责制度,推动银企对账深入开展
为推动银企对账深入开展,要建立科学的目标责任制考核体系,做到定性与定量相结合,奖勤罚懒,奖优罚劣,充分发挥目标管理的激励和导向作用。同时要建立问责制度和责任追究制度,对工作失误严重、造成恶劣影响的,要追究有关人员的责任,给予严肃处理。对工作细致,发现案件线索挽回银行或客户资金的,给与通报表扬和一定的物质奖励。
(五)加大宣传力度,增强客户配合意识
银行要积极向客户进行对账重要性的宣传,让客户了解到银企对账在保护客户资金安全、防范经济案件、提高资金使用效率等方面的重要作用,6增强客户对账的主动性。银行方面还可以结合实际情况,开展形式多样的宣传活动,比如召开银企联谊会、短信提醒等,充分调动客户对账的积极性。
(六)开展客户通讯地址信息专项清理,打破制约发送率和回收率的瓶颈
客户通讯地址的准确性直接影响对账单的发送率和回收率,他是对账的基础性工作,基础越坚实,对账工作就越有保障。随着城市现代化的建设,城市规模越来越大,许多企业根据业务需要经常搬迁,但没有及时到银行变更相关信息,导致对账单无法投递。根据这种情况,银行应该定期开展客户通讯信息专项清理活动,力争做到全部客户通讯地址真实有效。对于清理中难以联系上的,要加强与人民银行和工商行政管理部门等单位的联系,利用它们的系统资源进行查找联系,保证能联系上每一位客户。
(七)兼顾安全性和重要性原则,调整对账范围及部分账户的对账周期
1、贴现业务(含同业贴现)、存放央行、存放同业账户不再纳入银企对账范围,不再向贴现前手、央行和同业发送对账单,在计算对账单发送和回收率时,不再包括上述账户。存放央行和同业的账户按人民银行和同业的规定进行对账。
2、对于日均存款余额在1万元以下的小额账户及极少发生业务的账户,延长对账周期。在一个对账周期内没有发生业务的账户可以不对账。
(八)加强对银企对账重点风险环节的控制
是要重视对资金往来频繁,金额较大账户的对账,此类账户往往未达账项多,如果客户对对账不重视或只重视余额对账,而忽视账户进出资金明细项目的核对,极易被银行内部作案人员利用,客户资金就存在被侵占或挪用的风险。二是要认真处理不符款项的核查,不放过任何可疑点。银行内部人员侵占客户资金的案件最终都将反映在银企对账的不符款项上,因此对账人员对不符款项的核查要细致,既要防止客户资金被侵占的情况,也要防止客户资金被挪用的现象。
虽然解决对策涉及面广,但是笔者认为其核心是四个方面,即以提高认识为前提,拓宽渠道为基础,系统支持是关键,激励考核是保障。随着风险控制形势的变化,银行业越来越重视银企对账工作,各家银行应该多措并举,彻底解决对账不彻底的问题,有效地防范金融风险。
适用场景:银行结算管理、支付系统优化、风险控制实施
演讲要点:开销户管理规范、反洗钱制度落实、银企对账台账建立
行文逻辑:审核票据→执行反洗钱→管理账户→防范风险
20*年是我们商业银行业务突飞猛进的一年,也是银行支付结算系统更新升级的一年。回顾一年的工作,我支行能严格执行人民银行和总行结算中心的各项支付结算制度,力求在办理每笔业务时能做到规范准确、快速迅捷,具体地说有以下几点:
一 、把好结算第一关,做好开销户工作。
本支行由营业部主管负责单位结算账户的开销户及变更工作,严格按人民银行的规定要求开户单位提交营业执照、代码证、税务登记证、开户许可证等原件及复印件进行开户,并审核提交的登记证书是否按规定进行了年检,是否在营业期限范围内;对符合人行规定的方可受理,并与存款人签订结算协议,对基本户、临时户及专用支现户均通过人行核准并领取开户许可证,对一般户开户能及时通知其基本户开户行,并能将存款人相关信息准确、完整、及时地提交人行账户管理系统并能按人行和总行要求由专人对开户资料进行装订妥善保管。对不符合规定的单位哪怕存款再多都不允许开户,能处理好发展业务、优质服务和遵守制度、严守纪律之间的辩证关系,能按照人民银行的规定对长期未发生业务的单位户转入久悬户管理并设台账与其印鉴卡一起专门保管。
二 、机构健全上下联动,齐心做好反洗钱工作。
我支行年初就已成立专门的反洗钱工作小组,并由支行一把手行长任组长,指导落实本支行反洗钱工作;设立了反洗钱岗位,落实由固定的人员负责反洗钱具体工作。基础台账健全,支行每月至少组织对员工反洗钱方面的培训,并记录在册,建立了完整的工作台账。大额现金的支取,能按照总行的统一规定进行登记审批、上报,对不符合规定或与单位经营范围、经营规模不符的不得办理大额现金支取业务,并严格执行总行三级审批制度。我支行落实专人进行大额交易数据补录工作,并能准确及时通过总行向人民银行报送可疑交易。我支行能严格按人行有关规定办理,对不符合规定的一律不得将单位资金转入个人帐户。
三 、认真审核客户票据,及时做好结算工作。
我支行临柜人员在收到客户提交的票据和结算凭证时,能按照《票据法》、《支付结算办法》的有关规定,对票据和结算凭证的基本要素,记载事项进行认真审核,审核无误后,才将票据各要素逐一录入电脑,并由复核人员进行复核。对于未使用支付密码的单位支票及现金支票逐笔折角核对印鉴,对新加载使用支付密码的单位或下载密码时需签订使用支付密码书并签章确认(遇单位密码器发生故障需重新下载时需单位出具证明),由复核进行账号下载工作,并告知经办在该户印鉴卡上加盖“凭密码支付”的印章,同时告知主管后由主管在电脑中将该户的支取方式改为凭密码支取支付,密码书由专人保管,定期装订。除此之外,临柜人员在收到转账支票和进账单后,都要通过“同城企业户名查询”交易,查实客户所填账号户名相符后再做提出交易,从而提高了每笔业务的准确率。次日,支行指定专门人员对上个工作日的提出凭证与同城交易清单进行逐笔勾对。我支行营业部承接着开发区自来水公司委托代收水费的业务,有时一天要做上百笔的提出业务,而且有许多金额相同,这就要求勾对人员在勾对时,不仅要核对发生额,还要核对票据号码和流水号等要素,我支行的勾对人员能在规定时间内不折不扣地完成转自www.zhazwww.oh100.com此项任务。在凭证送达结算中心前,还要将凭证再检查一遍,看看章戳是否齐全,支付密码是否用指定的笔书写等等。我支行能严格执行人民银行有关同城代转户的使用规定,由会计主管负责该账户的日常管理。随着大额和小额支付系统的全面上线,我支行能够按照人行的有关规定,认真做好大额和小额支付系统的会计核算工作。对于挂账业务能与发起行及时联系,查明原因后由主管审批做挂账入账或退汇处理,并能及时准确做好查询和查复工作,做到“有疑必查,有查必复,复必详尽,切实处理”。
四 、抓好重点业务和关键环节,防范和杜绝结算业务风险。
1 、严格执行“密、压(押)、证”三分管制度
我支行会计人员分工明确合理,能做好印章、印模、印鉴卡和压数机的保管使用工作,专人保管,柜员离岗或休假时能垂直交接由营业部主管进行监交并签章确认;平时上班时做到人离章收,人离机退,中午和营业终了必须入库(柜)保管并有交接手续。柜员密码定期进行修改,并做到口令不公开、柜员不串用。
2 、抓好关键环节,防范结算风险
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我支行对单位验资或增资需出具证明的由主管和会计复核共同办理,杜绝一手清事项发生并建立了专门登记簿逐笔登记。近年来我行大力开展中间业务,我支行根据总行有关规定专门制订了全额银承汇票操作流程,严格按“先到位,再审批,先冻结,再出票”的流程操作,严禁对审批手续不全的业务进行操作。为防范操作风险,我支行能坚持定期不定期检查制度,确保“账账、账表、账实相符”。
3 、做好银企对账工作,防范经济案件发生
近年来银行内外勾结侵吞客户或银行款项的案件屡见不鲜,因此我支行将银企对账做为一项重要工作来抓,由行长和分管行长对银企对账工作进行指导和帮助,由营业部主管负责对账工作。为提高回收率,我支行设计了专门的台账对参与银企对账的单位进行登记,详细记载了单位名称、账号、联系人及电话、已发和已收栏,为便于统计和查找还对银企对账单进行了编号。对于有未达账的由主管查明原因与单位进行沟通并在对账回执上注明。由于支行领导和结算中心的高度重视我支行三季度银企对账单回收率高达100%(税户除外)。
4 、做好事后监督工作,不断提高结算质量
我支行事后监督工作由营业部主管担任,按总行规定履行职能,认真审核凭证,并对工作中发现的问题做好记录,及时对柜员进行风险提示。我支行营业部还有个星期四例会制度,在例会上由分管行长和营业部主管对平时业务中的易发差错和薄弱环节进行分析,并共同商计对策和好的做法以防止差错发生,做到“缺什么,补什么”;在例会上及时将新业务、新文件及时传达给柜员,对于一些特殊的疑难业务由主管向人行会计科和结算中心请教直到将业务办好。在度中我支行结算质量总体较高,在总行的各项检查和凭证抽查中名列前茅,差错率较低。
人无完人,金无足赤。纵观一年,工作中既有成功的喜悦,也有不足的小小遗憾。但我们深深懂得每一项工作能够顺利进行,都离不开同事间的团结协作和领导的教诲与点拨,更离不开人民银行和总行结算中心的悉心指导。在此,我们要由衷地向以上部门表示谢意,在新的一年里,我们将一如继往地执行人民银行和总行结算中心的各项规定,将我们支行的结算工作做得更好!
适用场景:银行对账管理、账户核对任务、客户信息维护
演讲要点:对账单分类管理、不符款项处理流程、对账资料保管要求
行文逻辑:规范对账流程→维护对账信息→发送对账单→回收对账回执→处理不符款项
第一条为规范我行与单位客户(在本行开立各类存贷款账户的非自然人客户)的对账工作,根据《xx银行账务核对暂行管理办法》、《xx银行与单位客户对账工作实施细则》,结合总行实际情况,特制定本实施细则。
第二条对账工作的组织管理与分工
一、总行会计结算部设立对账管理岗,负责总行各营业机构银企对账工作的组织、协调及相关事宜(工作流程详见附件一)。
二、各机构营业部设立对账岗,负责本机构银企对账的回收、统计、核对等工作。账务经办人员不得办理所经办业务的账务核对,客户经理不得办理账务核对。
第三条对账单的种类
一、单位客户对账单分为月结对账单和余额对账单。
二、月结对账单按账号生成,提供账户的交易明细和账单期间每个交易日的余额,供客户核对账户交易明细和账单期间的每个交易日的余额,向本行查核未达款项和不符款项。
三、余额对账单仅提供账户余额,供客户核对账户余额并向本行查核和确认。余额对账单按账号生成(一份对账单上只体现一个账户的时点余额),包括客户留存联和回执联两部分内容(格式详见附件二),其中纸质回执联要求开户单位加盖预留签章后返还本行,网银回执要求客户通过网银发送。
第四条单位对账信息的维护
各机构应认真对开户单位的对账信息(地址、邮编、电话)进行维护:
1、对新开存贷款账户柜员应于次日使用(7067-单位对账客户信息查询)交易与客户印鉴卡上注明的联系方式进行核对,发现信息有误的,应立即使用(7068-单位对账客户信息修改)交易进行修改。
2、收到单位地址变更通知后,柜员应立即使用(7068-单位对账客户信息修改)交易进行修改。
3、季末前二个工作日,应对单位存贷款账户对账信息进行一次全面核对,确保对账单能正确送达。
第五条对账单打印和发送的要求
一、月结对账单由总行信息科技部统一打印,各机构领回后发送。
二、余额对账单由总行集中组织打印、统一发送。余额对账单的打印发送工作采取外包方式,由总行选择资质好、内部控制严格、处理能力强的邮政公司,签订委托协议和保密协议,明确双方的权利和义务,由其完成对账单的打印、封装、挂号邮寄,并在数据传送、打印、封装时由总行对账管理人员全程监督,防止客户信息泄露。
每年总行至少组织一次集中上门面对面对账工作,由总行选择资质好、内部控制严格、处理能力强的递送公司,签订委托代收协议,明确受托方的责任和义务,由其指派专人将邮政公司打印封装的余额对账单和总行统一印制的告客户书送至指定单位,告知客户必须将回执联密封后交代收人员当场收回,及时送交开户机构。
第六条对账单的发出时限
月结对账单和余额对账单应在对账时点后5个工作日内发出。
第七条对账单的发送频率
一、活期存款(不含保证金)账户,每月必须发送月结对账单(当月未发生的除外)。
二、活期存款(含保证金)账户、定期(通知)存款账户和贷款(不含贴现)账户每季至少发送一次余额对账单。
第八条重点客户的认定
对账时点在单个营业机构的存款总额或贷款总额达到50万元等值人民币的客户必须列为重点客户。
第九条对账单回收率的要求
一、余额对账单发出当月月末,重点客户的对账单回收率应达到100%,一般客户的对账单回收率应达到80%。
二、对账单回收率=有效的对账回执(含网银对账回执)份数÷(客户数或账户数-地址信息错误仍未更新的客户数或账户数)×100%
三、每年2月、5月、8月、11月15日前,各机构应将12月、3月、6月、9月末的《银企对账情况统计分析表》(详见附件三)报总行会计结算部。
第十条余额对账单回执联的回收及其有效性的审核
一、对账回执联可以通过下列途径收回:
1、客户送达至开户行;
2、客户使用随余额对账单一并寄出的“收件人总付邮资”专用回函邮寄至开户行;
3、客户使用挂号信或平信邮寄至开户行;
4、客户使用企业网银发送并由开户行使用(1234-网上银行企业对账单回执打印)交易打印;
5、总行组织集中上门面对面对账的,通过指定速递公司上门代收。
二、余额对账单回执联的回收和审核工作由各机构营业部负责。对账人员应核验回执联上加盖的印章是否为单位预留签章,并签章确认。
第十一条不符款项的"处理
账户不符款项的处理由机构营业部对账人员负责处理。对于单位客户返回的对账回执联上列明的不符款项,对账人员应查明原因并将核实结果填写在对账回执联上,并将核实情况通知客户。如发现异常款项,应报告会计主管并向总行会计结算部报告。
第十二条对账单无法投递时应采取的措施
对于客户地址变更未及时通知本行更改,导致本行寄出的对账单被退回,应依次采取下列方式处理:
一、对账人员电话通知客户;
二、客户经理负责通知客户;
三、通过上述两种方式均无法解决的,如属久悬户的应及时转久悬不动户处理,直至该客户办理账户信息变更或销户手续。
第十三条对账资料的保管
单位客户对账回执视同会计档案管理,保管期限为五年。因客户迁址、地址有误等原因被退回的对账单无法联系到客户重新寄出对账的,应做好记录,并妥善保管至少二年。二年后可予以销毁。
第十四条检查、考核与奖惩
一、与单位客户对账工作作为各机构会计工作检查与考核的重点。检查与考核内容包括账务核对资料的发送与回收、对账结果的处理、对账资料的保管等。
二、对通过与单位客户对账发现重大风险隐患或堵截案件、挽回或减少我行损失的有关机构和有关人员,总行将给予通报表扬和奖励。
三、对违反本实施细则,违规操作、弄虚作假,产生较大风险隐患的有关责任人员,应严格按照《xx银行会计责任追究制度》(兴银[20__]153号)及有关规定严肃处理。
第十五条本实施细则自下发之日起执行。
附件一