适用场景:财务票据审核失误处理、收购期付款流程优化
本文要点:票据审核不严导致账实不符、磅单信息未及时更新影响结算、库管员操作不规范引发资产误差
行文逻辑:发现问题→分析原因→评估后果→落实整改→提出建议
集团公司领导:
20xx年,财务部在工作中发生一些错误,均因工作人员能力有限,导致错误后果,经过集团公司财务部检查及我公司财务部人员自查,有许多内容不符合规定并有重大纰漏,需要立即整改,在集团财务中心的指导和督察下,我部门对发生的问题进行整改,现将整改情况汇报如下:
一、整改内容
1、收购期间票据审核不严,发生收款人在付款书上未签字现象。
2、价格或者扣杂有变动,对原始磅单未加变更,而直接在付款环节进行变动,致使地磅室台帐与财务结算吨位及金额都发生差异。
3、成品库房入库数量不准确,经过实物盘点发现账实不符。
4、地磅室汇总台帐漏计一车原料,单据号码为702#。
二、事件发生原因
1、工作态度不够严谨,不能严格认真的执行财务制度,未能仔细谨慎的审核财务票据,加之劳动强度超过负荷,付款业务过程和手续繁琐,金额小,客户多,而工作人员只有出票人及付款人,没有专职的开发票人员及审核人员,集团和公司都曾经考虑过聘请银行专业人员付款或者招聘财务人员一名,本部门考虑费用加大原因,决定自己克服困难努力办理,结果出票人出具错误结算单,而付款人未能认真审核便直接付款,忙乱中出错误,事后又未能在开具发票和账务处理中复查原始票据,导致未能及时发现失误而失去最佳纠错时机。
2、价格和扣杂发生变化,由于时间问题未能在第一时间到地磅室修改磅单,但是均由康大公司领导签字认可,事后修改磅单当事人不在,失去了修改的客观条件及意义。
3、成品库房产成品入库不准原因很复杂,主要因为库管员缺乏工作经验,入库计数管理流程不明确,而本部门负责人虽然多次指导,但未能对库管员的实际操作进行严格监督、检查和督促,当然也不能排除生产收购期日常具体业务缠身削弱了对下属工作的监督职能的执行。
三、给公司造成的后果
1、因出票人轻率出票及付款人缺乏详细认真的审核致使公司给农户多付款项为8287.47元。
2、没有及时修改磅单,对账务检查带来诸多不便,给公司没有造成其它实际经济利益影响,也没实际损失。
3、库管员所报入库数据和实际实物数据相差较大,导致公司会计对存货资产无法正确计量,失去资产管理及控制的实际意义。为达到资产管理目的,公司不得不多次组织人力、物力、财力盘点实物,又给公司增加了一定的.不该发生的费用。
4、地磅单据没有统计入台帐,是因为司磅员疏忽漏计,而报表报至财务部,当时对磅单的号码的连续性没有及时确认。
四、整改结果
1、未签字票据已经全部找到当事人履行了签字的手续。
2、磅单和付款单据不符部分,已经全部查找出原因,进行备注说明,并另行制作了调节表,并与其它相关资料装订在一起,以备随时查阅。
3、多付款部分,分别都找到了收款人。目前正在通过法律程序处理。
4、库房盘点已经全部结束,针对该问题,公司制定了产成品出库的补充细则,并已经开始实施新的补充细则,实行双人出库。目前进展顺利。另根据员工能力及特点,对库管员进行了调整:由赵青俊接替库管工作,负责存货的计量和收发;原库管马艳萍因熟悉存货分布状况,以库房协管员身份继续协助赵青俊管理存货。
5、漏计的购入原料,经过查证得到落实,原料已经入库,货款已经支付,并已经改正原始台帐记录。
6、对账实不符部分已经做了据实调整。
7、全厂于20xx年xx月25日完成资产复查和补盘工作,现正在进行资料整理。
五、整改后的反思及建议:
1、部门负责人要尽自己所能对下属员工定期检查、培训和考核,以提高下属的工作能力,及时发现错误,并力争给每个岗位配备适合的工作人员,从而提高工作质量,降低发错几率。
2、对本部门工作要进行定期和不定期的自查,发生失误和错误争取在第一时间弥补、挽回和改正。
3、为避免发生失误,减少损失,并利于部门负责人加强对部门工作的监督、检查和改进,建议在下一个生产收购期考虑以下方案:
(1)增加稽核会计一人,也可以考虑长期录用,费用全年应该约2万元。
(2)收购期可以仿效其他单位,聘请银行付款,安全便捷,但是手续费略微较高,按照付款金额5‰——8‰。
4、完善管理流程和作业指导书,明确产品待检、分级、入库计数、码垛分类等的标准方法。
以上是本财务部对此次财务整改的整体情况汇报,敬请公司领导审查验收。
适用场景:区县工会经费划拨检查、基层工会财务管理规范
本文要点:财政划拨经费未到位、税务代收覆盖率不足、财务审批流程不规范
行文逻辑:分析问题→查找原因→提出对策→完善制度→强化监督
一、工会财务管理中出现的问题
我市工会所辖13个区县和3个开发区工会,近年来,各区、县工会在加强财务管理工作方面进行了一些有益的探索,取得了一定成效,但也存在一些问题,主要表现在:区、县财政划拨工会经费尚未全部到位;部分区、县工会财务预算管理粗放、预算约束不强、配套制度还不完善;乡镇、街道、社区及新建企业工会会计基础工作薄弱等。这些问题与市场经济形势下工会工作的发展不相适应,其弊端日渐凸显,亟待改善和加强。
(一)财政划拨工会经费不到位
目前在我市十三个区、县工会中,城三区及雁塔区工会财政划拨工会经费相对解决得较好,其他区、县或只解决区、县工会机关人员的工会经费或定额划拨经费,与足额划拨相差甚远,临潼区及3个开发区至今尚未解决。
(二)税务代收的覆盖面不够广
税务代收工会经费后,各区、县及开发区工会的建会率及工会经费收缴率与以往相比有了大幅度提高,但仍然存在经费收缴空白点。据调查显示,碑林区工会所属基层单位已成立工会的有4000多家,而缴经费的只有1600多家,不到40%;雁塔区工会所属基层单位已成立工会的有多家,而缴经费的单位只有600多家,也只达到30%。
(三)财务管理制度尚不完善,经费支出随意性较大
有的区、县多年来没有制订相关的财务制度,有的区、县财务制度制订的不全面、财务报销及审批制度不明确,尤其缺少预决算管理制度,直接导致了经费支出随意性大。决算情况表明,有的区、县工会行政费、工会业务费超支达200%,有的经费支出不足预算的5%,整改报告《》。有的开发区工会会计、出纳一人担任,不符合会计核算规定,财务管理基础薄弱。
(四)财务审批报销制度不够规范
有的区、县审批报销程序中没有会计人员审核,经办人直接让领导签字报销,待会计人员作账时发现问题,为时已晚。还有一些财务人员审核把关不严,存在白条报账及无效票据报账的现象。有的未严格执行现金管理规定,支出时超限额使用现金,发放物品未附发放明细单。
(五)乡镇、街道工会财务工作薄弱
我市区、县工会有181个乡镇、街道工会,单独建立工会账户的单位很少,总体上不足10%,工会独立管理经费的要求落实得不好。地税代收后,工会组织迅猛发展,但也存在集中建会、突击建会的情况。有的区、县工会审批工会组织不规范,2-3人就成立单独的工会委员会,有的将49个单位组成一个联合会,这些单位既不在一个地域,也无共同的行业特点,工会组织难以单独建立银行账户,也难以对工会财务进行有效的`管理和监督。
(六)人员素质不高,会计基础工作薄弱
有些区、县工会财务人员不具备相应专业知识,业务水平低,人员变动频繁,同时又身兼多职。加之有的财务人员责任意识不强,存在会计核算不及时、科目使用不准确、凭证装订不规范等现象。有的单位未制订票据的管理、使用制度。收经费时每人一本收据,开出的收据无人监督和管理,有的长达数年票据和钱无法收回,同时还存在提前开收据和票据丢失的现象。县级文化宫的财务人员很少参加业务培训,无法适应财务管理工作发展的需要。
二、原因及分析
(一)财政划拨工会经费的问题
地税代收后,各单位的经费收入主要分为三大块,即地税代收经费、财政划拨经费及自收经费。在财政划拨工会经费问题上,各区、县工会都不同程度地做了一些工作,但由于区、县财政比较困难,加之我们的协调沟通工作也不到位,导致财政划拨的工会经费不能全部到位。
(二)工会经费收缴率不高的问题
区、县及开发区工会认为地税代收后经费已经比原来多了,够花就行,认为税务局代收多少就收多少,收不上来也没有办法,催缴经费工作不到位。有些单位趁着税务局抓的不严,工会经费想交多少就交多少,有些单位甚至不向税务部门申报缴纳工会经费。地税代收工会经费的信息化、网络化工作未步入正轨,财务人员每次对代收信息进行手工分类及汇总,这样就很难及时掌握应缴未缴及未足额缴纳单位的信息,工作效率不高。
适用场景:教育局财务检查整改、学校资金管理规范
本文要点:财务制度学习落实、会计凭证印章缺失、固定资产报废手续不规范
凤庆县教育局计财股:
我中心校根据《云南省财政厅关于开展20xx年义务教育经费保障机制资金专项检查的通知》和教育局《关于进一步完善学校财务管理的通知》精神,以及教育局计财科20xx年9月22号召开的财务培训会议的相关要求,对我校财务工作认真进行了检查整改,现将整改情况汇报如下:
一、认真学习,提高认识
认真组织学习教育局财务文件,提高认识,结合我校实际,经校务会研究决定,成立了马街中心校财务整改领导小组。
组长:
副组长:
组员:
二、依据制度要求认真进行整改
在整改中,要求财务人员,掌握财务制度,查问题,认真反思,找差距,寻原因。
通过查看20xx年9月至20xx年8月会计凭证、会计报表、会计账簿,在会计报表中没有问题,在会计账簿中银行日记帐,出纳的现金日记账也没有问题,无需整改。
存在问题:
1、出纳员中还没有取得从业资格证,正在学习争取;
2、在会计凭证中没有盖财务公章,财务主管章、报账员章、出纳章及附件章;
3、固定资产报废手续不规范。对全校资产清查上报工作不够细致。整改领导组针对这种情况进行分工协作,分块整改,把所缺的内容整改完整。
总之,财务工作是学校工作的基础,财务工作直接影响着学校的发展,要办好学校,首先要用资金来作后遁。为此,在今后的工作中,一定要以凤财联发97号文件作标准,努力做好所需的支撑材料,按教育局的要求管理好学校财务。坚持每月对经费的收支由财务审核小组审核后,再进行报账、公示。将财务有关事项等在栏目内公布,自觉接受上级领导、全校教职工的.监督。做到“给群众一个明白,还领导一个清白”。使学校的义务教育保障机制经费的开支合法、合规、合理,确保学校义务教育保障机制经费的安全性,使义务教育保障机制经费发挥最大的效益。
适用场景:社区财务审计整改、村级资金管理规范
本文要点:大额现金支付整改、白条支付现象处理、固定资产账实不符处理
行文逻辑:查找问题→分析原因→制定措施→落实整改
x街道x社区认真研究了此次审计反映的问题和提出的意见,并及时落实整改,切实管好用好各项资金,提高资金使用效率,确保今后资金规范管理,安全合规使用。现将问题及整改意见报告如下:
一、存在大额现金支付
20xx年至20xx年xx月累计大额支付xx,xxxxx元。如:20xx年x月xx#凭证,现金支付村部筹建装修款xx,xxxxx元。由于我社区报账员不是专业财务人员,业务不熟悉,刚接手初期存在大额现金支付的情况,后来经过规范已逐渐杜绝此类情况,今后我社区也将按照《中华人民共和国现金管理暂行条例》严格控制现金的支付,大额度支付一律通过银行转账完成。
二、存在白条支付现象
20xx年至20xx年xx月累计白条支付为xx,xxxxx元(不含基础设施工程支出、拆迁补偿支出、工资及工资补助支出),如:20xx年x月xx#凭证x-x月伙食费x,xxxxx元。20xx年xx月x#凭证支付伙食费x,xxxxx元。20xx年x月xx#凭证付关爱返乡流动人口活动宣传费x,xxxxx元。由于我社区报账员对财务知识和相关财经制度不熟悉,出现了白条支付现象,后来经过规范,手写白条的现象已得到基本改善,以后我社区将进一步完善支付制度,确保财务支出全部使用正规发票。
三、不合规、不齐全的原始凭证
20xx年至20xx年xx月原始凭证不合规、不齐全共计xxx,xxxxx元,如:20xx年xx月x#凭证惠民项目经费xx,xxxxx元,后附收据xx,xxxxx元,银行回单xxx,xxxxx元;20xx年x月x#凭证,收扶持公共就业资金xx,xxxxx元,无银行回单;20xx年x月xx#凭证,付电信调测费x,xxxxx元,发票付款方为彭雪平。由于通过同个银行拨款银行未出具回单,需要收款单位自行去补打,我社区没及时补打,今后将进一步完善原始凭证的审核制度,对不真实、不合法、记载不准确、不完整的原始凭证一律退回,并向负责人报告,保证凭证的真实合理有效。
四、固定资产账实不符、未及时入账、未计提累计折旧
在审核过程中盘盈惠普打印机x台,未进行账务处理,导致固定资产账实不符。在审核过程中发现社区固定资产未及时入账,计入管理费用。20xx年至20xx年xx月固定资产未入账金额共计为xx,xxxxx元。如:20xx年x月x#凭证支付电脑、打印机费用xx,xxxxx元,包括电脑x台、打印机x台,计入管理费用,未及时登记入账。20xx年x月xx#凭证支付办公家具xx,xxxxx元,包括主席台x张、会议桌xx张、茶水柜xx张,计入管理费用,未及时登记入账。20xx年至20xx年xx月固定资产未计提折旧。由于社区成立初期固定资产是由街道采购,已计入街道固定资产统一管理。今后针对固定资产账实不符和登记不及时的问题,将按照收付实现制的原则,购入固定资产后及时的进行账务处理。针对固定资产的变动情况,将定期对固定资产盘点清查,做到账实相符,年度总结前进行一次全面的盘点清查。针对固定资产折旧问题,按年或季、按月提取固定资产折旧。
五、跨期入账
截止至20xx年xx月xx日社区发票跨期入账金额合计为x,xxxxx元,如:20xx年x月x#凭证购买图书发票金额为x,xxxxx元,开票日为20xx年x月-x月。我社区针对跨期入账问题,今后将严格按照收付实现制的原则,及时进行账务处理,杜绝此类现象再发生。
六、以其他科目列支招待费
20xx年-20xx年xx月招待费烟酒发票共计xxx,xxxxx元,其中将村部分餐费、烟发票计入“管理费用-办公费、会议费”科目合计金额为x,xxxxx元,如:20xx年x月x#凭证付烟酒x,xxxxx元计入办公费,20xx年x月xx日#付烟酒x,xxxxx元计入会议费。我社区针对其他科目列支招待费的问题,今后将严格按照资金的实际使用情况,计入相应的`明细科目进行账务处理做到账实相符。
七、存在发票无抬头现象
20xx年至20xx年xx月发票无抬头金额共计xxx元,如20xx年x月xx#凭证支付广告费xx,xxxxx发票无抬头。20xx年x月x#凭证支付茶叶x,xxxxx元发票无抬头。针对存在发票无抬头现象,财务人员将严格要求开具符合规定的正规发票,对于无抬头发票做出退回处理。
通过此次财务检查指导,使我社区受益匪浅,及时纠正了工作中出现的问题。今后我社区一定按照《会计法》的要求,不断完善财务工作,做到合理合法、严谨认真、不出差错。并及时自查,认真审核,明确责任抓好落实,从而保证今后社区财务工作的顺利进行。
青山铺镇人民政府:
20xx年2月,镇财经监督管理领导组派出审计组对社区居委会20xx年1月—20xx年2月20日账务进行了审计,对发现的问题提出了处理建议。我们积极落实整改,现就整改情况汇报如下:
一、财政财务收支方面
1、白条支付各种费用款项
社区20xx年—20xx年有白条支付各类工程款现象,还有20xx—20xx年其他费用报销也有部分白纸条。未能按照长县政发【20xx】24号《长沙县人民政府办公室关于印发(关于加强村级财务管理的若干规定)的通知》第30条“预付工程款和共产结算均必须使用本县税务机关提供的发票,禁止使用白条支付”的规定。随着镇三资管理的不断规范,各项财务制度将更加完善,白条支付现象不会再出现。
2、大量使用现金结算
社区在支付各项费用和结算工程款时,均采用现金支付方式支付。不符合中国人民银行印发的银发【20xx】430号《关于进一步加强大额现金支付管理的通知》第一条第五款“开户单位转账结算起点以上的支付,必须使用转账结算”的规定。对此,镇党委政府已责成我社区规范财务核算管理,对财务人员进行培训,严格执行有关财务制度,进一步规范财务行为,严格执行现金管理有关规定,坚决杜绝大额现金支付项目工程款现象。
3、原始凭证审批程序不到位,费用支出无明细,报账不规范。不符合长县政发【20xx】24号《长沙县人民政府办公室关于印发(关于加强村级财务管理的若干规定)的通知》第20条“原始凭证不完善或审批手续不完善,中心应当退回并要求更正补充…”的规定。如20xx年3月10号凭证,列支其他支出-社会保障支出156985元,用于社区新建、清理、维修工程款,附其单位开具的`钢筋、水泥、砂石发票金额104500元。缺少居民代表大会通过的会议记录且发票金额较工程款金额少52485元,事后迅速补齐了用工工资表等相关手续。对此,我社区在加强专项资金管理,按财务管理程序,对手续不全的报账支出单据,财务人员可以拒绝入账。
4、上级拨款未作收入挂往来
不符合《村集体经济组织会计制度》第26条“村集体经济组织获得的财政等有关部门的补助资金应计入补助收入”的规定。由于村级报账员业务水平不精,对村级账务科目处理理解错误,如将20xx年、20xx年的居民卫生费、单位卫生费收入未进入社区账户,而是做环保经费的工资直接发到保洁员,造成坐收坐支现象。居委会讲督促财会人员加强学习,积极参加政府部门单位组织的业务培训,提高他们的业务能力和水平。
二、社区基础设施建设方面
审计中指出在账务管理处理中,对部分工程项目建设资金为设置专帐核算,以及档案管理不规范等问题,不符合长县政发【20xx】84号《长沙县人民政府关于印发(关于规范村级工程建设管理的若干规定)的通知》第18条“各级村级工程建设过程中形成的资料…应当建好独立的技术档案盒文书档案并妥善保存…”规定。钟对上述问题,社区将加强规范档案、重要会议记录的管理,明确档案管理人员,做到统一管理,对合同从签订到保管以及变更的各项程序,手续做到进一步规范。
除对上述镇财经监督管理领导组派出的审计组查出的问题进行了整改外,社区将借这次机会,对所涉及的各类专项项目的专项资金以及村级工程规范管理上,严格执行三资管理的各项规章制度,防止类似问题再次发生。